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Nossos serviços foram desenvolvidos para atender a realidade do seu negócio, de forma eficiente e transparente. Acredite na terceirização com boa prática para garantir a isenção e a segurança que a ferramenta e o processo necessitam.
De grande importância para aprimorar e proteger o valor e a reputação corporativa, os canais de denúncia consistem em ferramentas de gestão que possibilitam às organizações, por meio da colaboração de denunciantes, receber relatos e tomar conhecimento sobre situações que estejam em desacordo com as suas políticas, princípios e normas em geral, realizando assim o monitoramento e a detecção exigida pela Lei.
Diferente de um canal de ouvidoria, o canal de denúncias tem a finalidade de receber informações relacionadas com desvios de condutas, fraudes, assédios e outras irregularidades praticadas por colaboradores, prestadores de serviços, fornecedores, e demais pessoas de interesse. Para a sua efetividade, recomenda-se o uso de um formulário de livre acesso público. O uso de plataforma e serviços terceirizados, garante a autonomia e isenção que a ferramenta necessita, incentivando assim a recepção de denúncias
A Conformità é especialista na consultoria, implantação e monitoramento de canais de denúncia, possuindo a experiência apropriada e a habilidade necessária para lidar com a função. Além disso, detém todas as soluções necessárias para o efetivo funcionamento da ferramenta.
Nossos responsáveis técnicos são certificados na interpretação e implementação das principais normas técnicas relacionadas com a ferramente de Recepção de Denúncias.
As soluções para o recebimento e gestão de denúncias, foram desenvolvidas a pedidos de clientes regulares, de modo que só nos tornamos desenvolvedores de soluções após 6 anos de consultorias. Atualmente a Conformità possui um laboratório onde são desenvolvidos os sistemas o que garante a atualização contínua e soluções exclusivas.
A tarefa de implementar e operacionalizar um canal de denúncias pode parecer as vezes complexa. Isso porque, os processos deverão estar de acordo com a Lei da Informação, Lei Anticorrupção e das Estatais, Lei Geral de Proteção de Dados, normativos e regulamentos de diversos órgãos de controle; e não só isso, recomenda-se a utilização de normas internacionais para o desenvolvimento dos procedimentos internos de gestão relacionados com a ferramenta.
A Conformità atua como facilitadora em todo esse processo de implementação, não só com o conhecimento técnico de seus consultores, mas também com o uso de softwares próprios, desenvolvidos especialmente para que a organização alcance um grau satisfatório de conformidade e a eficiência desejada na ferramenta.
Nosso núcleo especializado em Gestão de Denúncias fornecerá o auxílio necessário para o desenvolvimento de todas as necessidades relacionadas com a implementação do canal.
Com o objetivo de manter a transparência, imparcialidade e segurança no recebimento de denúncias, as organizações têm optado pela gestão independente e terceirizada desta ferramenta de gestão, resultando em incentivo à colaboração pela garantia de recepção e processamento dos relatos. As melhores práticas internacionais, inclusive as recentes ISO 19.600:2014 (Gestão de Compliance) e a ISO 37001:2016 (Gestão Antissuborno), indicam a terceirização como solução para a isenção na recepção de denúncia, afastando assim eventuais conflitos de interesses entre as pessoas responsáveis pelo recebimento das denúncias e as atividades expostas a riscos de compliance na organização.
O SISCompliance é um software desenvolvido pela Conformità, possuindo um módulo especializado e destinado à recepção e gestão de denúncias, se destacando por sua eficiência e versatilidade. O SisCompliance possibilita aos clientes a operacionalização e o processamento de denúncias de forma fácil e integrada ao sistema de gestão de compliance da organização. O software é utilizando principalmente por instituições financeiras, por ser completo, íntegro e principalmente seguro.
A conformità possui uma infraestrutura própria, moderna e segura para a recepção de denúncias e reclamações via 0800. Não utilizamos o atendimento humano na recepção dos relatos. Isso garante o afastamento de riscos, maior celeridade no atendimento do relatante e adequação total à LGPD. O atendimento por URA ou robô tem gerado um aumento na demanda de denúncias recebidas por meio telefônico. Ao final, o usuário mesmo sem ter se identificado recebe um número de protocolo para o acompanhamento da denúncia. Os relatos recebidos são disponibilizados dentro do software de forma transcrita. O audio original sofre efeitos para impossibilitar a identificação do denunciante quando este optar pelo anonimato.
Habilitado exclusivamente para a sua organização, possui mensagens personalizadas e é assertivo com relação às informações que se buscam tomar conhecimento nos relatos.
O relatante liga para o 0800 que fornecemos e insere 4 dígitos verificadores para identificarmos a sua empresa. A denúncia é registrada e processada com uma significativa redução de custos.
Onde são manipuladas as informações e gravações das suas ligações? Na Conformità, essas tarefas são realizadas em uma infraestrutura própria, adequada à ISO 27.001, garantindo a segurança das informações, principalmente diante da LGPD. Possuímos redundância em toda a operação.
Visão total quanto à situação das denúncias, classificação e tempo de processamento. Veja todas as informações na sua tela inicial.
Esqueça os processos físicos e a distância entre os integrantes da comissão de apuração. O processamento é gerido on-line, e a comunicação da equipe é realizada por meio de notificações.
Ao enviar um relato, inclusive de forma anônima, o denunciado recebe um número de protocolo que poderá ser utilizado para consultar o andamento da denúncia. Além disso, informações podem ser solicitadas anonimamente ao denunciante.
Em poucos minutos configuramos um portal personalizado para a recepção de denúncias. Nele é possível disponibilizar documentos e informações pertinentes.
Alocado em servidores da Amazon no Brasil (São Paulo), em uma estrutura elástica e dedicada, fornecemos toda a estrutura necessária à disponibilização do sistema, e o cliente utiliza o software via internet, sem limites de usuários.
Não importa o local de acesso, o software e o portal de conformidade sempre estarão ajustados ao tamanho da tela do usuário
Personalizado e com campos para preenchimento adequados, possibilitando ao usuário não só relatar, mas também anexar arquivos e declarar a sua boa-fé antes de submetê-lo.
Para cada denúncia é possível criar um comitê de apuração específico. Os integrantes são sempre notificados com relação às movimentações internas, dispensando a troca interna de informações., garantindo a segurança da informação
Personalizamos o portal para a recepção de denúncias nos idiomas indicados pelo cliente. Além disso nos preocupamos com a acessibilidade para deficientes visuais.
A legislação aplicável está 100% no nosso DNA, pois somos uma empresa Brasileira. O sistema está adequado aos requisitos das principais normas: Lei Anticorrupção; Res. Bacen 4.567; Empresa Pró-ética; Legislações Federais, Estaduais e Municipais; ISO 37.001,.
Na Conformità somos extremamente preocupados com a segurança das informações. Nossos serviços de software estão alocados em servidores dedicados e monitorados na Amazon em São Paulo. Além de um algorítimo robusto e seguro, utilizamos diversas ferramentas para garantir a integridade dos sistemas. De acordo com o teste e a classificação de segurança SSL da Qualys, o SISCompliance possui a nota A+ no quesito criptografia, sendo a mais alta que pode ser alcançada. Nossas soluções são moldadas pensando primeiramente na segurança.
A Lei Anticorrupção foi uma das primeiras normas brasileiras a recomendar às organizações a existência interna de canais de denúncia abertos e amplamente divulgados a funcionários e terceiros. A previsão de tal ferramenta, é ainda verificada em normas emanadas de órgãos de controle, como a CGU, e até mesmo da Organização Internacional de Normalização. A Lei das Estatais também indicou a obrigatoriedade da ferramenta. Vale destacar, que nos contratos com o Governo Federal, as partes contratadas passaram a ser obrigadas a possuir e disponibilizar um canal para o recebimento de denúncias, reclamações ou sugestões. Não só isso, diversos municípios e alguns estados da federação, passaram a exigir programas de integridade dos seus fornecedores, sendo um dos requisitos destas diretrizes, a existência de canais de denúncia. A ISO 37.001 aponta a terceirização da função de compliance, como recomendável para se obter independência e isenção.
Fonte das imagens: WOCinTechChat, Icon Finder
A Conformità é uma empresa brasileira especializada em soluções de compliance, prestando serviços de consultoria, tecnologia e educação.
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