Canais de Denúncia

Uma ferramenta de gestão indispensável no ambiente corporativo

Nossas soluções vão te supreender

De grande importância para aprimorar e proteger o valor e a reputação corporativa, os canais de denúncia consistem em ferramentas de gestão, que possibilitam às empresas, por meio da colaboração de denunciantes, tomar conhecimento sobre situações que estejam em desacordo com suas políticas.

Muito embora a cultura de fomento e incentivo a denúncias esteja vinculada às instituições de controle, faz-se necessária sua aplicação pelas empresas públicas e privadas com o fim de possibilitar o recebimento de informações relacionadas a desvios de condutas, fraudes, assédios e crimes praticados por colaboradores, prestadores de serviços, fornecedores, ou demais pessoas de interesse da empresa.

Somos referência

A Conformità é especialista na consultoria, implantação e monitoramento de canais de denúncia, possuindo a experiência apropriada e a habilidade necessária para lidar com a função. Além disso, detém todas as soluções necessárias para o efetivo funcionamento da ferramenta.

Soluções completas

Possuímos desde as soluções de sistemas, até os serviços de telefonia para o recebimento de demandas, e o diferencial nisso tudo, é que não dependemos de terceiros para a execução das atividades fins. 

Desenvolvemos nossos sistemas

As soluções para o recebimento e gestão de denúncias, foram desenvolvidas a pedidos de clientes regulares, de modo que só nos tornamos desenvolvedores de soluções após 6 anos de consultorias. Atualmente a Conformità possui um laboratório onde são desenvolvidos os sistemas o que garante a atualização contínua e soluções exclusivas.

Datacenter de telecom próprio

Onde são manipuladas as informações e gravações das suas ligações? Na Conformità, essas tarefas são realizadas em datacenter próprio, garantindo segurança de informação. Nosso datacenter é "alimentado" por dois sinais de fibra ótica de alto desempenho, 40 horas de baterias antes do acionamento de gerador, e possui um firewall de controle que impossibilita ser acessado externamente. Além disso, possuímos uma estrutura de suporte e contingência em São Paulo que pode ser acionada graças à tecnologia IP utilizada em nossos telefones. Nosso ambiente é monitorado de forma externa 24/7 por câmeras de segurança, possuindo controle de acesso, alarmes e sensores de presença, temperatura e fumaça.

Nossa gestão é independente

Objetivando manter a transparência e a imparcialidade no recebimento de denúncias, as empresas têm optado pela gestão independente e terceirizada deste canal de comunicação, o que acaba resultando também no incentivo à colaboração por afastar o medo de retaliações. Além disso, as melhores práticas internacionais, inclusive a recente ISO 37001:2016, recomendam que não exista envolvimento pessoal dos responsáveis pelo recebimento das denúncias, com as atividades expostas a riscos de compliance na empresa, e a terceirização vem justamente sanar tal preocupação.

Gestão Independente

Confie a função de recebimento de denúncias da sua empresa para quem é especialista na função, garantindo assim a isenção e transparência no processo. Com sistemas e infraestrutura de telefonia próprios, e elevada segurança na manipulação das informações, a Conformità é referência na prestação deste serviço, atendendo principalmente Instituições Financeiras.

Sistema

Desenvolvido pelo núcleo de T.I. da Conformità especialmente para a gestão de denúncias, o sistema utilizado para a função representa o que há de mais moderno, independente e seguro para a gestão de compliance, podendo ser acrescido o módulo de gestão de ouvidoria. Contrate de forma avulsa somente o sistema a partir de R$ 449,90 mensais.

Atendimento 0800

Infraestrutura própria, moderna e segura para o recebimento de demandas de denúncias e ouvidoria via 0800 por URA ou inteligência artificial. Números compartilhados ou exclusivos e baixo valor na minutagem. Serviço básico: receba as gravações das ligações no seu e-mail, a partir de R$ 299,90 mensais.

POR QUE SOMOS REFERÊNCIA?

Canais de denúncia na legislação

A Lei Anticorrupção foi uma das primeiras normas brasileiras a recomendar às organizações, a existência interna de canais de denúncia abertos e amplamente divulgados a funcionários e terceiros. A previsão de tal ferramenta, é ainda verificada em normas emanadas de órgãos de controle, como a CGU, e até mesmo da Organização Internacional de Normalização. Vale destacar, que nos contratos com o Governo Federal, as partes contratadas passaram a ser obrigadas a possuir e disponibilizar um canal para o recebimento de denúncias, reclamações ou sugestões.

O sistema mais seguro e completo do mercado atualizado diariamente

Desenvolvido pela Conformità justamente para sanar as necessidades e anseios do mercado. A ferramenta é realmente completa, e tem como principal objetivo fazer com que o procedimento seja totalmente eletrônico,  facilitando e apoiando o dia a dia do setor de compliance das empresas.

  • Formulários de denúncia intuitivos, integráveis e personalizados
  • Possibilidade do denunciante anexar documentos, áudios e videos
  • A critério do cliente, liberação para o acompanhamento da apuração das denúncias pelos comunicantes, por meio de login e senha gerados automaticamente, garantindo transparência no procedimento
  • Durante a gestão da denúncia, campos especiais são utilizados para a inserção das informações que serão visualizadas pelos denunciantes.
  • Ferramenta que possibilita ao comitê de investigação, realizar perguntas ao denunciante sem comprometer a sua identidade quando anônimo
  • Processamento completo da denúncia no sistema, por meio de um processo digital onde são anexados os documentos de cada fase bem como vídeos contendo eventuais audiências com investigados e reuniões do comitê, sendo que cada evento gerado, é vinculado a um responsável.
  • Possibilidade de estipulação de prazos e tarefas para cada fase da apuração
  • Painel com relatórios de denúncias a apurar, em apuração e recentemente movimentadas; processos na pauta da próxima reunião; audiências agendadas
  • Controle de permissões de acesso para cada denúncia.

Recursos para o recebimento de denúncias

Formulários web

Desenvolvidos com layouts e conteúdos personalizados para uso no site e em portais da empresa.

Voz

Números 0800 compartilhados ou exclusivos para o recebimento de denúncias, com URS ou recursos de inteligência artificial

Aplicativos

Desenvolvidos para serem instalados nos telefones dos usuários denunciantes e facilitar o acesso à solução

E-mail

O e-mail é muito acessível e permite facilidades no momento de enviar denúncias. Sua empresa receberá um email exclusivo para esse fim.

SMS

A critério da empresa, podemos criar um um canal exclusivo para o recebimento de mensagens SMS. As mensagens recebidas neste este canal são automaticamente inseridas no sistema da empresa.

WhatsApp

A Conformità possui um número compartilhado, utilizado como canal para o recebimento de mensagens via whatsapp. Após recebidas, são tratadas manualmente e inseridas no sistema.

Sistema Interno

Por meio de integração, nossos formulários podem ser inseridos no sistema de gestão da empresa facilitando o acesso aos denunciantes internos. A confidencialidade é garantida.

Como funciona?

O usuário envia a denúncia

Via de regra, o interessado em denunciar, acessa um formulário web, existente no site da empresa, onde realiza o registro da sua denúncia, podendo optar pelo anonimato. O formulário é completo e ao mesmo tempo prático, possibilitando inclusive a inserção de anexos. As informações existentes neste formulário são automaticamente inseridas no sistema da Conformità, momento em que se inicia a gestão da denúncia. Caso o usuário opte pelo contato telefônico, as ligação é transcrita no sistema.

Confirmação de envio e acompanhamento

Após o usuário enviar a denúncia, é gerado um número de processo e uma senha que possibilitará ao denunciante acompanhar a apuração da denúncia. A empresa poderá optar ou não por essa liberalidade, bem como condicionar o acesso à identificação do denunciante. Durante a gestão da denúncia, campos especiais são utilizados para a inserção das informações que serão visualizadas pelos denunciantes.

Recebimento e processamento

Após o recebimento, a denúncia tem seu teor previamente avaliado pelos analistas da Conformità, que verificam a consistência e o teor das informações reportadas. A triagem pode ocasionar em instauração de um processo interno; em arquivamento; ou em repasse ao setor específico, como por exemplo ouvidoria. As regras quanto à gestão preliminar são definidas pela empresa contratante. No caso da empresa não desejar a gestão independente, poderá adquirir a licença de uso do sistema.

Apuração das denúncias

Contemplada a fase preliminar de avaliação, existentes os indícios para a instauração de procedimento interno, a Conformità remete o processo ao comitê de compliance da empresa, ou cria a comissão se assim for definido previamente. Para cada denúncia, existe uma autorização de acesso. Os casos graves e que mereçam atenção imediata, são enviados diretamente para os setores competentes em sanar a irregularidade.

Contato com os denunciantes

Os denunciantes que se identificarem, terão o sigilo pessoal mantido pela Conformità. Eventuais dúvidas na apuração das denúncias, poderão ser inseridas em um campo específico do sistema, para que seja realizado o contato com os denunciantes. Havendo e-mail cadastrado, o denunciante receberá uma mensagem automática que poderá ser simplesmente respondida. . Além disso, se o denunciante acessar o sistema para verificar o andamento da denúncia, poderá visualizar as eventuais dúvidas, podendo respondê-las, se assim o for conveniente.

Investigação interna

O procedimento apuratório, consiste em uma investigação interna com o objetivo de constatar irregularidades e colher provas que permitam a tomada de medidas corretivas ou punitivas. Durante o procedimento, a Conformità presta todo o apoio necessário, inclusive elaborando quesitos e termos de interrogatório, com o fim de auxiliar os integrantes da comissão.

Processo digital

O sistema possui para cada denúncia, a opção de instauração de um processo digital. Assim como nos judicias, o sistema possibilita que todo o processamento seja realizado de forma eletrônica, com a inclusão dos documentos de forma sequencial dentro do processo. Videos com interrogatórios podem ser anexados às fases do processo. A principal vantagem desta solução, é que o processo pode ser manuseado por pessoas em regiões geográficas diferentes.

Da apuração ao relatório final

Após a apuração, é elaborado um relatório de conclusão, que serve de subsídio para que o setor responsável dentro da empresa dê um parecer para a tomada de decisões pelos gestores. Quando o procedimento é conduzido pela Conformità, o relatório é elaborado com uma conclusão quanto aos fatos verificados nas apurações.A Conformità não realiza auditorias, consultorias ou pareceres jurídicos.

Concluindo a denúncia

Após recebida e apurada, a denúncia é concluída. Os resultados finais dos procedimentos administrativos são informados no sistema, e é então procedia à baixa do registro. Todos os relatórios atinentes às denuncias recebidas, em processamento e concluídas, são mantidos pela Conformità, possibilitando desta forma, comprovar a independência e a integridade dos canais de denúncia.

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